APERTURA CANAL DE DENUNCIAS OBLIGATORIO
El pasado 23 de Febrero se publicó en el BOE la Ley 3/2023 de 20 de Febrero reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción dentro de una organización.
REQUISITOS MÍNIMOS DEL CANAL DE DENUNCIAS
Algunas de las situaciones que se podrían denunciar por esta vía son:
- Posibles conductas y acciones consideradas ilegales con el desempeño del trabajo.
- Presunta gestión lucrativa de recursos de la empresa.
- Situaciones de discriminación o abuso sexual.
- Prácticas de corrupción, robos, fraudes, etc…
Este canal debe ser accesible no solo para los trabajadores de la empresa sino también para personas relacionadas con la misma, como proveedores, contratistas o subcontratistas, administradores, socios ytrabajadores autónomos que colaboren con ella.
Deberá permitir realizar comunicaciones por escrito (a través de correo postal o de cualquier medio electrónico habilitado al efecto) o verbalmente (por vía telefónica o a través de un sistema de mensajería de voz).
También se prevé que, a solicitud del informante, se pueda presentar mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de 7 días.
Un canal de denuncias interno consiste en un sistema de alertas que puede ser gestionado por un departamento interno, a través de una plataforma web, un software especializado o bien externalizar esta tarea a un tercero especializado.
Además de ser eficaces, seguros y de garantizar la transparencia en su funcionamiento, todo canal de denuncias debe cumplir con unos requisitos fundamentales:
- Asegurar el anonimato del denunciante y garantizar la confidencialidad de sus datos. La información deberá poder almacenarse durante el tiempo que sea necesario para realizar nuevas investigaciones.
2. Se designará a un responsable autónomo e imparcial para realizar el seguimiento e investigación de las denuncias. Solo podrá acceder a las mismas el personal autorizado.
3. Enviar el acuse de recibo al denunciante en un plazo máximo de siete días desde la recepción de la denuncia.
4. Responder a la denuncia en un plazo máximo de tres meses a partir del acuse de recibo o, del vencimiento del plazo de siete días después de hacerse la denuncia.
5. Permitir el acceso no solo a los trabajadores internos sino también a cualquier externo interesada para la empresa.
COMO IMPLEMENTAR UN CANAL DE DENUNCIAS
Implementar el canal de denuncias obligatorio en la empresa consiste en seguir estos pasos:
- Elegir el tipo de gestión del canal de denuncias, es decir, si será interno o de gestión externa.
- Escoger qué vías de comunicación se van a emplear.
- Nombrar al responsable del canal de denuncias.
- Elaborar el reglamento del canal.
- Establecer el protocolo de recepción, gestión, tramitación e investigación de las denuncias.
- Llevar un registro de todas las denuncias recibidas, resueltas y archivadas.
- Nombrar un Delegado de Protección de Datos (DPO).
- Difundir la existencia del canal de denuncias y su reglamento.
PLAZOS PARA SU IMPLANTACIÓN
Esta ley entrará en vigor a los 20 días de su publicación en el BOE, es decir, el 13 de marzo de 2023.
Las empresas entre 50 y 249 trabajadores, tendránhasta el 1 de Diciembre de 2.023 para que implementen o ajusten sussistemas de denuncias en caso de que no cumplan con las exigencias legales.
SANCIONES POR NO CUMPLIR CON CANAL DE DENUNCIAS OBLIGATORIO
Las empresas que no cumplan con la obligación de contar con un canal de denuncias o que no adopten medidas para garantizar la protección y confidencialidad de los denunciantes o de tomar medidas para evitar posibles represalias, se enfrentarán a sanciones que pueden ir desde multas económicas hasta la disolución de la sociedad.
En concreto, la ley establece unas sanciones que pueden oscilar entre 10.000 euros y 1.000.000 euros, dependiendo de la gravedad de la infracción (leve, grave o muy grave) y del tamaño de la empresa.
Es importante destacar que, además de las sanciones económicas, la Ley 3/2023 también contempla la posibilidad de imponer otras medidascomo:
- La amonestación pública.
- La prohibición de obtener subvenciones u otros beneficios fiscales durante un plazo máximo de cuatro años.
- La prohibición de contratar con el sector público durante un plazo máximo de dos años.
- Lasuspensión de contratos.
- Posible disolución de la sociedad.
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